Wydział Zamówień Publicznych

Do zadań Wydziału Zamówień Publicznych należy, w szczególności:

1. Prowadzenie postępowań o udzielanie zamówień publicznych, dotyczących dostaw, usług lub robót W zakresie udzielania zamówienia publicznego, do wydziału należy prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych według potrzeb zgłaszanych przez wydziały, referaty i samodzielne stanowiska w ramach planowanych w budżecie powiatu środków finansowych, zgodnie z zasadami i trybem określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych, aktach wykonawczych i Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Lublińcu, a w szczególności:
   1. Pełnienie nadzoru nad każdym etapem postępowania, w szczególności nad sposobem przygotowania postępowania przez właściwy wydział merytoryczny, w zakresie dotyczącym:
      
      1. ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części,
      2. opisanie przedmiotu zamówienia publicznego,
      3. opisanie sposobu dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
      4. określenie kryteriów oceny ofert,
      5. wyjaśnienie oraz zmiana specyfikacji warunków zamówienia lub opisu potrzeb i wymagań dotyczące przedmiotu zamówienia,
      6. przygotowanie istotnych postanowień umowy.
   2. Ustalenie właściwego, zgodnego z przepisami prawa, trybu udzielania zamówień publicznych.
   3. Opracowanie specyfikacji warunków zamówienia lub opisu potrzeb i wymagań przy współpracy merytorycznych wydziałów, referatów i samodzielnych stanowisk wnioskujących i realizujących planowane zamówienie.
   4. Zapewnienie terminowego  opublikowania  informacji  i  ogłoszeń  związanych z udzielaniem zamówienia.
   5. Sporządzanie wymaganej sprawozdawczości w zakresie realizacji Prawa zamówień publicznych.
   6. Przygotowywanie dokumentów niezbędnych do prac doraźnej komisji przetargowej, w tym organizacja techniczna posiedzeń komisji dotyczących wyboru wykonawców w zakresie i według zasad określonych w regulaminach.
   7. Kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej prowadzonych zamówień.
   8. Współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych oraz Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, przygotowywanie wystąpień do Urzędu Zamówień Publicznych w zakresie wynikającym z przepisów Prawa zamówień publicznych.
   9. Prowadzenie rejestru zamówień publicznych realizowanych przez Starostwo, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 zł.
   10. Przygotowanie projektów zarządzeń Starosty w sprawie zamówień publicznych.
   11. Opracowanie regulaminów, procedur i zasad w zakresie udzielania zamówień publicznych w starostwie.
   12. Opracowanie dodatkowych wzorów dokumentów, w zakresie nie uregulowanym przepisami Prawa zamówień publicznych, których zastosowanie usprawni przebieg postępowań o zamówienie publiczne i udzielanie zamówień.
   13. Wykonywanie nadzoru nad stosowaniem przepisów prawa o zamówieniach publicznych w wydziałach, referatach i samodzielnych stanowiskach.
   14. Analiza stosowanych procedur i wnioskowanie o wprowadzanie odpowiednich zmian.
   15. Akceptacja dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań o zamówienie publiczne pod względem zgodności z przepisami Prawa zamówień publicznych.
2. Prowadzenie Archiwum Zakładowego starostwa, w tym:
   1. Przyjmowanie dokumentacji do Archiwum Zakładowego.
   2. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji Archiwum Zakładowego oraz prowadzenie jej ewidencji.
   3. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
   4. Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
   5. Udostępnianie przechowywanej dokumentacji Archiwum Zakładowego.
   6. Wycofywanie dokumentacji ze stanu Archiwum Zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w wydziale lub referacie.
   7. Przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów.
   8. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
   9. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego.
   10. Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego i stanu dokumentacji w Archiwum Zakładowym.
   11. Doradzanie wydziałom, referatom i samodzielnym stanowiskom w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.
   12. Pełnienie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych (szczególnie w zakresie zakładania spraw i prowadzenia spraw) w postaci np. wyrywkowo przeprowadzonych kontroli wewnętrznych.

Aktualizacja zawiera zmiany z uchwały z dnia 18 grudnia 2024 roku